4 astuces pour travailler zen et efficace

J’accompagne régulièrement des actifs souvent débordés qui sont peu à peu gagnés par le stress et qui perdent le plaisir de travailler. Ils se transforment, mois après mois, en robots. Ils exécutent des tâches dans le seul but de les faire et ainsi, de diminuer leur to-do list… qui souvent, se remplit sans fin.

Difficile dans ces conditions de rester motivé et zen au travail. Heureusement, il y a quelques astuces pour y parvenir, ; et ce quelque soit son métier et sa place dans la hiérarchie.

1/ Adopter la stratégie du regroupement des tâches

J’entends souvent mes clients décrire leurs journées en constatant qu’ils passent du coq à l’âne en permanence. Soit parce qu’ils ont la responsabilité de plusieurs dossiers ou de plusieurs types d’activités, soit parce que les sollicitations s’enchaînent, les obligeant à stopper net ce qu’ils étaient en train de faire pour se connecter à tout autre chose (tout autre dossier, tout autre sujet, tout autre enjeu, tout autre personne,…), puis une fois fait, à se replonger dans leur travail en cours…

Leur cerveau traite un sujet ou une tâche par exemple : lire, écrire, parler au téléphone, écouter, analyser, rédiger un email, faire un calcul,… mais il lui est demandé de se concentrer sur une autre tâche simultanément.

Sauf que cela n’est pas possible ! Ce sont les neurosciences qui nous en apportent la preuve. Le cerveau ne fait qu’une seule chose à la fois. Et c’est très bien comme ça.  

Ainsi lorsque l’on rédige un email tout en parlant au téléphone tout en communiquant du regard avec le collègue qui passe la tête à la porte, on a l’illusion de régler trois sujets en même temps alors qu’en réalité on n’en traite réellement aucun. Et pire, on ne nourrit absolument pas sa satisfaction personnelle. Celle d’avoir avancé en ayant fait du bon boulot. A un niveau avancé (chronique) de stress, on est même plus capable quelques heures après de se rappeler ce qu’on a fait ou pas fait (ai-je bien envoyé mon email à X ? Ai-je rappelé Y ?).

La seule façon d’être plus efficace, plus serein et de développer sa satisfaction, c’est de regrouper les tâches et de les traiter par type. On réduit ainsi le tourbillon en ne demandant à son cerveau de ne faire qu’une seule chose à la fois. Par exemple : si l’on a trois personnes à (r)appeler, on bloque 2 heures dans son agenda pour se consacrer à ces coups de fil et on ne fait que ça. On ferme sa boite mails, on met un écriteau sur sa porte « Ne pas déranger de 9h à 11h svp », on range les papiers et dossiers du bureau. Et on se concentre sur la voix de nos interlocuteurs, leur propos et ce que l’on souhaite leur dire.

Résultat ? Une sensation d’efficacité, de concentration totale, une satisfaction d’avoir traité le sujet « coups de fil », la capacité à passer à autre chose de façon sereine et disponible.

2/ Réapprendre à utiliser sa boite mail

Je l’ai déjà écrit moultes fois : il est important de nous rappeler que les outils sont à NOTRE service et non l’inverse 🙂 Et en matière de boite mail, c’est souvent nous qui sommes au service de l’outil. Nous sommes clairement envahis, tout semble urgent, long à lire, il y a trop et en continu.

Pour pacifier sa relation à sa boite mail, quelques règles s’imposent. Tout d’abord, se désabonner de tout ce qu’on ne lit pas, de toutes les newsletters qu’on n’ouvre jamais ou qu’on a mises de côté « pour plus tard » et pour lesquelles six mois après, il ne se passe toujours rien. Ensuite, n’ouvrir sa boite mail que 2 à 3 fois par jour. Oui vous avez bien lu. Et faire de même sur son smartphone ! Ouvrir sa boite le matin, identifier et traiter l’urgence, trier ce qui doit être traité dans la journée ou les 48h, puis refermer.

Puis, dans la logique du point 1, se caler un temps spécifique pour le traitement ses emails soit en fin de matinée, soit dans la foulée du matin, soit en début d’après-midi.

Chaque ouverture de boite permet de : gérer les urgences (notion qu’il est d’ailleurs bon de définir, redéfinir individuellement et collectivement, d’ailleurs), identifier le volume de ce qu’il va y avoir à traiter dans la journée ou les 2 ou 3 jours qui viennent afin de planifier des temps de traitement spécifique, classer ce qui ne nécessite pas d’action mais doit être conservé, jeter tout le reste.

3/ Soigner sa concentration

La concentration nécessite d’être véritablement présent à soi-même et à ce que l’on fait. Les sonneries de téléphone, les discussions environnantes, le bruit de la photocopieuse ou de la machine à café, le passage de collègues… sont autant d’éléments perturbateurs.
Dans ces conditions, il est difficile de venir à bout de la lecture d’un rapport important ou de finir la rédaction de tout courrier. Comment rester concentré en « terrain hostile » ?

Tout d’abord, suivre le point 1. C’est à dire, caler un temps de « concentration +++ » durant lequel on coupe son téléphone, on garde sa boite mail fermée et on pose un écriteau sur sa porte.
On peut aussi, demander une petite cloison pour s’isoler un peu lorsque l’on partage son bureau ou mettre un paravent ou poser quelques plantes vertes pour faire baisser le niveau de distraction ou encore porter des écouteurs avec une musique douce.

Il restera aussi la possibilité de négocier de télé-travailler. C’est maintenant prouvé, les salariés qui télé-travaillent, sont plus efficaces et moins stressés !

N’oublions pas que la concentration n’est pas continue. Qu’elle peut se mobiliser mais aussi se relâcher. Pour qu’elle soit à son plus haut potentiel, il faut la chouchouter et lui offrir des temps de répit. Alors pour mieux se concentrer, il faut faire des pauses 😉 Des pauses pour s’aérer, se détendre, penser à autre chose. C’est à cette condition que nous obtenons une bonne concentration.

4/ Arrêter de se sentir indispensable

Désolée mais personne n’est indispensable. C’est ainsi. Si cette information froisse notre ego, constatons que c’est en revanche une excellente nouvelle pour notre santé 🙂

Quand nous nous sentons débordés, surmenés, vidés, lassées, démotivés, le mieux est encore de mettre en application les 3 premiers points et d’ouvrir sa façon de travailler.
Comment ouvrir ? En apprenant à différer, à déléguer, à demander d’être épaulé, à laisser tomber ce qui n’est pas essentiel, à dire non ou stop,…
Bref, à renouer avec nos limites !

Si vous vous sentez indispensable, vous agissez comme tel et votre entourage (pro ou perso) vous perçoit peu à peu comme tel. Il vous laisse donc volontiers tout un tas de tâches qui ne font que vous alourdir et alimenter votre stress. C’est un cercle vicieux.

Seul remède : se recréer une zone de respiration en partageant sa charge mentale ! 
N’oublions pas que « Tout seul on va plus vite, ensemble on va plus loin »…

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