Une « to-do list » qui marche, c’est possible ?

Une « to-do list » qui marche, c’est possible ?

C’était bien les « to do list » avant…

C’était même réjouissant ! On posait sur papier quelques tâches et hop ! notre esprit s’allégeait, notre temps s’organisait et notre motivation augmentait.

On barrait joyeusement les lignes une par une et on regagnait son logis, serein et open.

Mais ça, c’était avant.

Aujourd’hui, notre to-do list a fait des petits. Elle fait partie d’une communauté de to-do lists qui encombrent notre bureau, notre agenda, notre frigo, le dessus de nos mains…

Mais que s’est-il passé ?

 

Il s’est passé que le temps s’est accéléré. Enfin pas tout à fait : disons qu’une accélération s’est opérée mais que nous humains, nous n’avons pas changé de disque dur – ni de processeur.

Résultat ? Nous avons toujours des « trucs à faire ».

Toujours.

Même le week-end, même en vacances, même quand on est en arrêt maladie.

 

Au secours !

 

Pour réhabiliter la to-do list, il est nécessaire de lui redonner son vrai statut.

Une to do list n’est rien de plus qu’une extension de notre mémoire. Elle enregistre des choses à faire qu’il faut organiser dans un temps donné.

Elle a donc pour vocation de nous rappeler de façon hiérarchisée nos différentes tâches selon leur importance.

Nos tâches ont donc une durée de vie. Elles doivent être faites,  elles sont faites, elles disparaissent.

 

Règle n°1 : Préciser où

Le coup de fil au médecin pour fiston n’a rien à faire à côté du Dossier Duchmoll.
Rien de mieux pour embrouiller tout le monde !

La règle ? Une liste par « sphère » : une to do list pour le bureau et une pour la maison par exemple.

On ne mélange pas les torchons et les crevettes.

Et comme qui dit tâche, dit « chargé de tâche », on ne garde pas la to-do list pour soi. On la partage avec les personnes avec qui on travaille (sous la forme d’une feuille de route ou d’un plan d’action) ou avec qui on vit.

Cela permet de partager la charge mentale. Et donc le stress.

 

Règle n°2 : Définir la notion d’urgence

Qu’est-ce qui vous vient à l’esprit immédiatement après le mot URGENCE ?

Dites-moi en commentaires, ça m’intéresse 🙂

Là encore, chacun ses repères et ses fonctionnements. La plante à arroser est-elle de la même urgence que d’aller chercher le costume au pressing ? Le dossier X est-il plus urgent que le dossier Y ?

Il est important (voire vital) de définir ce qu’urgence signifie. Et le mieux, c’est de le faire collectivement, avec ses collègues de travail, en famille ou en couple.

Après cela, tout le monde parlera le même langage.

 

Règle n°3 : Travailler sa visibilité

Il peut être utile de ne pas mettre le temps dans le même panier que le temps.

Je m’explique 😉

Une do to list à la semaine permet d’avoir une idée de ce qui nous attend de façon quasi immédiate. Une fois les tâches terminées, on jette la liste. Ou on reporte sur celle de la semaine suivante (une fois seulement).

Une do to list au mois permet de prévoir et de peaufiner son organisation à moyen terme. On évalue si cette tâche doit être faite le mois prochain ou peut attendre deux ou trois mois.

En procédant de cette façon, les tâches deviennent uniques et à valeur différente. Cela évite l’effet paquet de la to-do list qu’on se trimballe des semaines et qui ne finit jamais… #déprimant

 

Règle n°4 : Lâcher l’affaire

Si une tâche semble taper l’incruste des semaines et des semaines, c’est qu’il est temps de laisser tomber.

Exemple : Repeindre les murs de la chambre.

On lâche. Ce n’est ni urgent, ni le moment. Pour preuve, l’énergie et la motivation ne sont pas là.

On barre et on ne remet pas cette tâche sur la prochaine to do list.

Tout de suite, on se sent plus léger et plus honnête avec soi-même.

 

Car rappelons-nous toujours que nul n’est tenu à l’impossible !